Office Backup 3.3

Bạn thường sử dụng bộ Microsoft Office để làm việc văn phòng. Với lượng dữ liệu khá lớn, bạn sẽ gặp rắc rối nếu xảy ra sự cố hư hỏng hoặc mất mát. Tuy nhiên không phải ai cũng chủ động trong việc sao lưu dự phòng các tài liệu này. Nếu không muốn công việc bị ảnh hưởng, hãy thử sử dụng Office Backup như một trợ thủ đắc lực.

Sao lưu dữ liệu

Từ giao diện chính, tại khung thoại Choose backup file type (Step 1), chọn một định dạng Office mà chương trình hỗ trợ để tự động sao lưu, bao gồm: Word (*.doc), Excel (*.xls), PowerPoint (*.ppt), Text (*.txt) và Outlook (*.pst). Tiếp theo bấm nút Add Source Folder rồi chọn thư mục chứa tài liệu vào. Lặp lại nhiều lần thao tác này nếu muốn sao lưu nhiều thư mục chứa tài liệu ở những nơi khác nhau. Danh sách các thư mục sẽ được thể hiện ở bảng Source Folder (support subfolders).

Sau đó bấm nút Select Backup Folder (Step 2) rồi chọn một nơi có trên máy để lưu các dữ liệu sao lưu vào. Tại Step 3 bạn có thể chọn No Schedule (không cần lên lịch tự động) rồi bấm ngay vào nút Backup Now! để bắt đầu ngay việc sao lưu. Có thể bấm tùy chọn Every hour (tự động sao lưu hằng giờ) hoặc Every day (hằng ngày), sau đó chọn một ngày để bắt đầu tại ô Start date, chọn mốc thời gian kích hoạt tại ô Start time nằm ở bên cạnh. Với Every week (tự động sao lưu hàng tuần), bạn cần chọn ngày sẽ được sao lưu trong tuần tại ô Start date và giờ sao lưu tại ô Start time. Thiết lập xong mọi thứ bấm nút Appy Schedule để lưu các thông tin.

Khôi phục dữ liệu

Bạn có thể vào thẳng nơi đã thiết lập chứa sao lưu để lấy tài liệu cần tìm. Tài liệu được lưu thành từng folder với đầy đủ các thông tin về lần sao lưu như ngày, tháng, năm, giờ, phút, giây. Đồng thời bên trong sẽ tự động tạo các folder tương ứng với từng định dạng như DOC, XLS, PPT... Nếu việc lấy dữ liệu sao lưu quá khó khăn vì số lượng tài liệu sao lưu rất lớn, hãy kích hoạt chương trình rồi bấm nút Restore tools để sử dụng công cụ khôi phục. Có 2 phương án giúp bạn khôi phục tài liệu tự động:

Cách 1: khung thoại way 1. Lựa chọn một định dạng tài liệu cần khôi phục tại khung thoại Restore by selected file type and backup date, sau đó chọn một thư mục chứa thông tin về ngày đã sao lưu ở tùy chọn Choose Backup Date. Cuối cùng bấm nút Restore files as that day sau đó xác nhận việc khôi phục này có được chấp thuận hay không. Nếu vẫn không có gì sai sót, chương trình sẽ tự động trả lại đúng vị trí ban đầu cho toàn bộ các tài liệu đã được sao lưu.

Cách 2: khung thoại way 2. Bạn có thể sử dụng thuật toán tìm kiếm để “rà soát” nhanh tài liệu cần tìm. Hãy nhập tên gợi ý tìm kiếm vào khung thoại File name contains, chọn định dạng cần tìm kiếm ở tùy mục File Type, rút ngắn kết quả tìm kiếm để được kết quả chính xác hơn bằng việc chọn mục Query by Date, sau đó chọn ngày bắt đầu và ngày kết thúc sao lưu (nếu còn nhớ). Cuối cùng bấm Query để xuất toàn bộ kết quả tìm kiếm, trong danh sách hiển thị click đúp vào tài liệu để xem ngay nội dung có bên trong, quan sát thư mục gốc đã từng chứa tài liệu này ở cột File Path, nơi đang chứa tài liệu dự phòng ở cột Backup Path và ngày đã sao lưu ở cột Backup Time. Khi đã chọn đúng tài liệu cần tìm, bấm nút Restore selected file in list để khôi phục.

Theo Thanh niên