Zoho Docs Công cụ soạn thảo và quản lý file

Zoho Docs là bộ phần mềm soạn thảo cũng như quản lý tài liệu hoạt động đa nền tảng và vô cùng hữu ích với cả nhân viên văn phòng lẫn người dùng cá nhân.

Phần mềm văn phòng đa nền tảng Zoho Docs

Zoho Docs là ứng dụng văn phòng giàu tính năng cho người dùng trên mọi thiết bị, từ máy tính cho tới máy tính bảng hay điện thoại. Bên cạnh tính năng của 1 bộ soạn thảo như Microsoft Office, LibreOffice hay Kingsoft Writer thì Zoho Docs còn nổi bật hơn bởi khả năng quản lý file mạnh mẽ, tích hợp với những dịch vụ đám mây để truy cập dễ dàng hoặc bảo mật tập tin có nội dung quan trọng.

Giới thiệu tính năng của ứng dụng văn phòng Zoho Docs

Lưu trữ file trực tuyến

Với các doanh nghiệp hay người dùng thường xuyên làm việc theo nhóm mà bị ngăn cách về khoảng cách địa lý thì hình thức lưu trữ trực tuyến tập trung, cho phép người dùng dễ dàng truy cập, chia sẻ từ bất cứ đâu là vô cùng quan trọng. Zoho Docs là giải pháp lý tưởng cho những tình huống hư vậy khi nó cho phép lưu trữ bất kì định dạng file nào, từ hình ảnh, âm nhạc, video, file nén zip hay file tài liệu PDF... Bạn có thể đưa chúng vào những thư mục và quản lý dễ dàng.

Có 3 cách để bạn đưa file của mình lên Zoho Docs

• Thêm cả thư mục hoặc từng tập tin và lưu trữ trên Zoho Docs.
• Nén và giải nén chúng trong Zoho Docs rồi lưu trong các thư mục mặc định.
• Chia sẻ và lưu trữ file dưới dạng các file đính kèm email vào trong Zoho Docs.

Nếu lựa chọn Folder Uploads, bạn không cần phải lựa chọn từng file mà nhanh chóng tải cả thư mục máy tính vào Zoho Docs. Với Bulk Upload, phần mềm cho phép tải nhiều file cùng lúc nhanh chóng. Tính năng Email-In cho phép gửi file từ tài khoản email tới tài khoản Zoho Docs mà không cần đăng nhập. Các file này sau đó sẽ được lưu trữ trong My Folders của tài khoản Zoho Docs.

Quản lý file với nhiều lựa chọn thêm file vào phần mềm

Những lợi ích của tính năng Email-In

• Gửi email file từ tài khoản email sang Zoho Docs.
• Tải "file được quét" từ máy in sang Zoho Docs.
• Hỗ trợ nhiều định dạng, từ PDF, hình ảnh cho tới video.
• Gửi hình ảnh, tài liệu... từ điện thoại thông minh tới Zoho Docs.

Ngoài ra, với Zoho Docs, người dùng cón có thể thực hiện chuyển đổi định dạng văn bản nhanh chóng bằng cách chọn Export và chọn định dạng đầu ra mình muốn mà không cần cài đặt phần mềm của bên thứ 3 (các định dạng hỗ trợ gồm DOC, DOCX, ODT, RTF, PDF, XLS, HTML và EPUB). Phần mềm cũng tích hợp trình xem PDF cho phép người dùng dễ dàng tải lên, xem file PDF nhanh chóng ngay trong phần mềm. Định dạng văn bản được giữ nguyên với các lựa chọn tìm kiếm trong văn bản, sao chép đoạn văn bản bôi đen sang clipboard.... Công cụ tìm kiếm cũng giúp bạn dễ dàng tìm văn bản trong Zoho Docs.

Chuyển đổi định dạng văn bản dễ dàng

Công cụ soạn thảo

Với vai trò là 1 phần mềm văn phòng, hỗ trợ không chỉ làm việc trực tuyến mà còn làm việc cùng những người dùng khác, Zoho Docs mang đến các tính năng

• Soạn thảo văn bản, chèn hình ảnh, bảng biểu, link, đánh dấu trang...
• Làm việc cùng đồng nghiệp trong thời gian thực.
• Chia sẻ file dễ dàng, cài đặt quyền truy cập file.
• Xuất file tài liệu với 1 cú click chuột hoặc tạo mã nhúng để đưa vào website, forum...
• Chat với đồng nghiệp ngay trong văn bản.
• Bôi đen đoạn văn bản và thêm bình luận, lựa chọn phản hồi, chọn là đã giải quyết hoặc hủy các bình luận đó.
• Theo dõi thay đổi trên file ngay trong thời gian thực.
• Khả năng làm việc offline.
• Hỗ trợ nhiều định dạng văn bản như PDF, DOCX, EPUB...
• Các mẫu template đa dạng và hữu ích.
• Phát hiện lỗi trong quá trình gõ văn bản.

Giao diện soạn thảo văn bản của Zoho Docs

Quản lý công việc

Zoho Docs còn mang tới khả năng quản lý công việc cho phép bạn chỉ định nhiệm vụ cho từng cá nhân, dễ dàng theo dõi tiến độ làm việc của họ.

• Thêm công việc cho từng cá nhân theo thời gian để tránh trùng lặp.
• Người dùng khác có thể xem trước, chấp thuận file tài liệu.
• Thêm thời gian hoàn thành ước tính cho công việc.
• Thêm mô tả cho công việc.
• Lưu trữ nhiều phiên bản đã chỉnh sửa của văn bản theo thời gian để thấy được các thay đổi.

Thêm công việc và chỉ định cho người dùng khác

Chia sẻ file an toàn

Zoho Docs mang lại khả năng chia sẻ file an toàn và làm việc cùng đồng nghiệp, đối tác trong giao diện thân thiện với người dùng. Bạn có thể cài đặt quyền thao tác trên file khi đã chia sẻ.

• Chia sẻ file và thư mục dưới dạng link.
• Chia sẻ thư mục an toàn bằng cách sử dụng mật khẩu.
• Nhúng thư mục vào blog hoặc website.

Các lựa chọn cài đặt cho quá trình chia sẻ file

Tạo slide trình chiếu và bảng tính

Zoho Docs cho phép tạo, xem, xuất các slide trình chiếu với nhiều tính năng như nhiều kiểu giao diện, hiệu ứng, thay đổi theme, màu sắc và các lựa chọn chuyển slide. Zoho Docs còn cho phép nhúng hình ảnh, video và Tweets vào bài thuyết trình của bạn dễ dàng. Ứng dụng hỗ trợ các định dạng file PPT, PPTX, PPS, PPSX, ODP, SXI.

Tạo slide trình chiếu với nhiều tính năng

Với các bảng tính, Zoho Docs cũng hỗ trợ sử dụng nhiều công thức, phép tính, phát hiện lỗi sai cũng như chèn bảng biểu trực quan vào bảng tính. Cũng như các file khác, người dùng có thể dễ dàng chia sẻ và làm việc ngay trong thời gian thực với đồng nghiệp trên các file này.

Các thao tác với bảng tính cũng giống như với những file khác

Quyền quản trị của admin

Vì là phần mềm làm việc nhóm nên admin trong Zoho Docs có khả năng quản lý người dùng, thay đổi logo, đặt quyền truy cập file, thay đổi tên chủ sở hữu file cùng nhiều tính năng khác.

Quyền quản trị của admin trong Zoho Docs

Quản lý file hiệu quả

File trong Zoho Docs được chia theo từng thư mục và tiểu mục giúp dễ dàng tổ chức và tìm kiếm. Ngoài ra Zoho cũng hỗ trợ thao tác kéo thả để nhanh chóng đưa file vào thư mục phù hợp. Thẻ đánh dấu được áp dùng cho phép cũng giúp nhanh chóng tìm kiếm khi cần thiết.

Thêm thẻ đánh dấu để dễ dàng tìm kiếm file

Làm việc cùng đồng nghiệp

Bên cạnh tính năng chia sẻ file thì người dùng Zoho Docs còn có thể làm việc cùng nhau ngay trong thời gian thực khi có kết nối Internet với những tính năng rất hữu ích.

• Theo dõi thay đổi trên file.
• Chia sẻ và làm việc với đồng nghiệp ngay trong thời gian thực.
• Thêm bình luận và chat ngay trong văn bản.
• Có thể chat riêng tư hoặc chat theo nhóm.
• Tạo nhóm riêng tư hoặc nhóm của toàn bộ tổ chức.

Thêm bình luận vào các file làm việc cùng đồng nghiệp

Chat ngay trong giao diện của phần mềm

Đặc điểm chính của phần mềm văn phòng Zoho Docs

Lưu trữ file và truy cập từ mọi nơi

• Zoho Docs mang đến cho người dùng 5GB miễn phí để lưu trữ tài liệu.
• Đồng bộ hóa thư mục và tập tin máy tính để làm việc trên mọi thiết bị khác có cài đặt Zoho và đồng bộ với kho lữu trữ Zoho Online.
• Quản lý thư mục, tập tin theo cấu trúc cây, nhiều lớp giúp dễ dàng tổ chức, nhanh chóng tìm kiếm file mình cần.

Chia sẻ file an toàn

• Chia sẻ file bằng đường dẫn hoặc xuất lên website.
• Gửi file có bảo vệ bằng mật khẩu tới những đối tác khác ngoài tổ chức.

Bộ ứng dụng văn phòng hữu ích

• Soạn thảo văn bản bằng công cụ soạn thảo tích hợp trong phần mềm.
• Thực hiện tính toán, tổ chức dữ liệu trong các bảng tính, sử dụng những biểu thức, chức năng, công thức cho trước để phân tích hoạt động tài chính.
• Tạo bài thuyết trình có khả năng nhúng video, chèn bảng biểu ấn tượng, broadcast từ xa và cập nhật nội dung Twitter trực tiếp.

Làm việc cùng đồng nghiệp

• Quản lý công việc trong các nhóm lớn.
• Chỉ định công việc, đặt ra thời hạn, xem trước nội dung công việc, theo dõi tiến độ thực hiện.
• Cùng làm việc trực tuyến bằng cách tạo những thư mục dự án, mời đồng nghiệp và bắt đầu làm việc cùng nhau.

Toàn quyền kiểm soát các file tài liệu của mình

• Quản lý người dùng cá nhân và nhóm, thêm, mời người dùng mới vào tổ chức của bạn.
• Bảo vệ những dữ liệu nhạy cảm bằng cách đưa ra những chính sách bảo mật, chỉ định quyền truy cập ưu tiên cho người dùng nhất định.
• Quản lý các loại và dung lượng nội dung được người dùng trong tổ chức tạo ra và theo dõi hoạt động của họ định kì.

Hoạt động đa nền tảng và làm việc từ bất kì đâu

• Tất cả thư mục, file trên máy tính có thể đồng bộ hóa với Zoho chỉ trong 1 thư mục, giúp truy cập file được chỉnh sửa mới nhất.
• Đồng bộ hóa với các ứng dụng điện thoại để sử dụng mọi lúc mọi nơi.

Mở rộng quản lý tài liệu

• Tích hợp với Dropbox cho phép truy cập file từ Dropbox trên mọi thiết bị.
• Tích hợp với Google Apps để quản lý tài liệu hiệu quả. Mở tài liệu từ Google Drive và làm việc trong Zoho Docs dễ dàng.
• Zoho Docs API cung cấp cho từng cá nhân trong tổ chức cái nhìn chi tiết về cách thức làm việc của phần mềm.

Lưu ý: Bản dùng thử có giá trị 15 ngày, cho phép miễn phí sử dụng với 25 người dùng trong tổ chức và dung lượng lưu trữ file là 5GB. Nếu mua bản đầy đủ, bạn có thể bắt đầu với gói Standard có giá $5/tháng.

Thuy Nguyen